檔案管理是一項系統(tǒng)而龐大的工作內(nèi)容。各大企事業(yè)單位都有各種復(fù)雜的檔案資料。隨著時間和業(yè)務(wù)的發(fā)展，內(nèi)部檔案管理條件和存儲空間已不能滿足自身業(yè)務(wù)發(fā)展積累的文件資料需求。大多數(shù)企業(yè)選擇外包管理，但也涉及到后期檔案的使用和安全。如何在有限的空間內(nèi)安全保存和利用最大容量的檔案，是企業(yè)內(nèi)部檔案管理亟待解決的問題。

RFID技術(shù)的出現(xiàn)為檔案的數(shù)字化管理提供了另一種可能。

RFID它是一種通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)的非接觸式自動識別技術(shù)。RFID應(yīng)用系統(tǒng)具有非接觸、距離遠、精度高、信息收集處理自動快速、環(huán)境適應(yīng)性好等優(yōu)點，可取代傳統(tǒng)的檔案管理手動輸入，由于其先進的自動識別功能，可以簡化借款流程，減少庫存查找工作量，配合智能密集架管理系統(tǒng)和檔案綜合管理系統(tǒng)完成倉庫準確定位和狀態(tài)查詢。

中著RFID實體檔案管理是集實體檔案安全管理、檔案流通管理、檔案倉庫設(shè)備管理于一體的集中式數(shù)字化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)分為采集層、應(yīng)用層和顯示層三個邏輯層。

采集層：讀寫器(RFID通道、集成讀寫器、手持機等。)讀取文件盒的電子標簽數(shù)據(jù)，然后通過網(wǎng)絡(luò)或其他方式傳輸?shù)椒?wù)器。

應(yīng)用層：實現(xiàn)應(yīng)用層RFID檔案管理應(yīng)用功能包括標簽管理、入館管理、出館管理、咨詢管理、庫存管理、統(tǒng)計分析、擴展應(yīng)用等。

顯示層：用戶可通過顯示層使用PC終端、手持機、顯示屏等登錄系統(tǒng)。底層平臺支持國內(nèi)主流信息基礎(chǔ)設(shè)施。

通過RFID實體檔案管理系統(tǒng)完成了一系列聯(lián)動的集中控制，最終實現(xiàn)了檔案倉庫的智能化管理。它可以最大限度地節(jié)省檔案管理的人力、物力和財力，幫助企業(yè)完成檔案的數(shù)字化管理。